Vous en avez sûrement déjà entendu parler via différents médias, et à notre tour nous tenons à vous informer d’un changement important concernant les modalités de facturation qui entrera en vigueur dès le 1er janvier 2026.
La Belgique rend obligatoire l’utilisation de factures électroniques structurées (déjà obligatoires pour la facturation aux pouvoirs publics) pour toutes les transactions entre entreprises belges assujetties à la TVA (« B2B ». À partir de cette date, toutes les factures émises ou reçues entre entreprises belges devront être en format électronique structuré, envoyé via un réseau décentralisé[1] dénommé Peppol. L’envoi d’une facture en format PDF par e-mail ou par téléchargement à partir de la plateforme du fournisseur ne sera donc plus permis au-delà du 31/12/2025. L’émission et la réception de factures électroniques nécessitent le recours à des solutions logicielles agréées par le SPF Finances, qui sont aussi votre point d’accès au réseau Peppol.
Avant d’aborder l’aspect technique et pratique de ce changement, voici une liste de questions fréquentes sur le sujet :
- Je n’ai que des clients particuliers, suis-je impacté par ce changement ?
Oui. Même si cette nouvelle obligation ne change rien à l’émission de vos propres factures, que vous pourrez continuer à envoyer comme vous le faites aujourd’hui, vous devez être en mesure de recevoir les factures que vous adressent vos fournisseurs belges, et donc disposer d’un point d’accès Peppol et d’une solution logicielle pour les réceptionner.
- J’ai des clients assujettis (B2B) et des clients particuliers (B2C) ; dois-je facturer aussi mes clients particuliers électroniquement ?
Non. Dans une relation B2C vous devez préalablement demander l’accord de votre client pour la facturation électronique. Voyez à ce sujet :
https://economie.fgov.be/fr/themes/entreprises/guidance/pratiques-commerciales/passer-la-facturation
La plupart des solutions logicielles proposées vous permettent de gérer les différents modes d’envoi selon la nature de votre client.
- Je réalise des transactions intracommunautaires ou avec des clients hors UE ; dois-je aussi les facturer électroniquement ?
Non. Pour les transactions intracommunautaires l’obligation de facturation électronique ne devrait intervenir qu’en 2030. Toutefois Peppol étant un réseau européen vous pouvez opter pour une facturation électronique via Peppol si les deux parties y consentent sans attendre que cela soit obligatoire.
- Je ne fais qu’une facture par mois de ma société de management à mon client ; dois-je vraiment mettre en place une facturation électronique ?
Oui, si votre client est un assujetti belge soumis à cette règle.
- Je suis un assujetti franchisé ; dois-je facturer électroniquement mes clients assujettis ?
Oui. Bien qu’il en ait été question, dans l’état actuel de la législation aucune exception n’est prévue pour les assujettis soumis au régime de la franchise.
- Y a-t-il des exceptions à cette obligation ?
Oui. La principale concerne les assujettis qui réalisent des opérations exemptées par l’article 44 du Code de TVA. Il s’agit donc pour les cas les plus fréquents des sociétés immobilières, des opérations financières et d’assurance, et des professions (para-)médicales (le but ici n’est pas de détailler tous les cas d’application de l’article 44). Pour ces assujettis il n’y a pas d’obligation d’émettre ou de recevoir des factures électroniques. Si vous êtes dans le cas vous pouvez cependant opter pour recevoir vos factures dans ce format. A l’inverse si vous avez des clients exemptés par l’article 44, retenez que vous n’êtes pas tenu de les facturer électroniquement.
- Dois-je attendre le 01/01/2026 pour facturer électroniquement ?
Non. Dès que vous avez mis en place les solutions informatiques nécessaires, vous pouvez proposer à vos clients qui ont déjà un point d’accès Peppol de les facturer électroniquement. Et inversement vous pouvez informer vos fournisseurs que vous acceptez dorénavant l’envoi de factures via Peppol.
- J’ai déjà un logiciel de facturation, puis-je continuer à l’utiliser ?
Oui, mais. S’il est agréé, vous pouvez continuer à l’utiliser, mais un paramétrage sera nécessaire pour accéder au réseau Peppol ; il restera également à voir s’il vous offre la solution de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.
Rappelons que l’obligation de facturation électronique structurée vient se greffer aux autres obligations existantes en matière de facturation, que ce soit pour les mentions obligatoires ou le délai pour l’établissement de la facture notamment. L’obtention d’une facture électronique structurée sera une condition à la déductibilité de la TVA et des frais y afférents.
Comment pouvons-nous vous aider ?
Accoges a choisi de vous proposer la solution agréée Billit qui permet de simplifier considérablement la gestion des factures, qu’elles soient entrantes ou sortantes. Cette solution a de nombreuses fonctionnalités pour un coût limité. Elle permet entre autres :
- Gestion 100% en ligne, aucun logiciel à installer. Une application pour smartphone et tablettes est également disponible, qui vous permettra aussi de scanner des documents si nécessaires ;
- Billit est un point d’accès au réseau Peppol pour l’envoi et la réception des factures électroniques structurées ;
- Création rapide et intuitive des factures (et si nécessaire devis et bons de commande), possibilité d’automatiser les envois et de programmer des factures récurrentes ;
- Envoi des factures électroniques structurées via le réseau Peppol pour vos clients assujettis belges, ou par mail avec fichier PDF pour les autres clients ;
- Comprise dans le prix de la solution, la liaison avec votre compte bancaire pour suivre en temps réel les factures impayées, avec une gestion automatique des rappels ;
- Possibilité de tenir un journal des recettes et un livre de caisse numérique ;
- Intégration avec la solution Connect : en gérant vos factures entrantes et sortantes avec Billit, vous ne devez plus vous charger de nous les transmettre via la plateforme Connect, nous les récupérons automatiquement.
Si vous souhaitez plus d’informations sur ce logiciel, n’hésitez pas à consulter leur site : https://www.billit.eu/fr-be/
Nous vous proposons aussi, si nécessaire, de vous mettre en contact avec un partenaire informatique qui a une expérience dans le paramétrage de Billit ; il pourra vous aider à configurer votre plateforme afin d’y intégrer vos clients existants, vos produits ou services facturés, le lien automatique avec votre banque, l’envoi vers Winbooks Connect, etc.
Bien entendu, vous êtes libre d’opter pour un autre logiciel, pour autant qu’il fasse bien partie de la liste des logiciels agréés et que vous vous assuriez de la transmission des documents vers notre plateforme comptable. Vous en trouverez la liste complète sur :
La bonne nouvelle c’est que pour les petites sociétés et entreprises unipersonnelles, une mesure fiscale avantageuse a été introduite pour compenser les coûts associés à l’obligation de la facturation électronique structurée. Ainsi, les coûts liés aux programmes de facturation pour l’émission, la transmission et la réception de factures électroniques sous une forme structurée qui permet leur traitement automatique et électronique (par exemple les coûts d’abonnement à un programme de facturation, mais pas l’amortissement d’un logiciel acquis spécifiquement) sont déductibles à 120% pour ces entreprises (jusqu’en 2028). Il en va de même pour les frais de consultance pour la mise en place de la solution, pour autant que la facture soit correctement libellée en ce sens.
Il est important de noter que ces changements faciliteront les transactions mais nécessiteront un temps d’adaptation pour configurer correctement le logiciel que vous aurez sélectionné. Dès lors, nous vous conseillons de procéder à la transition sans attendre la fin de l’année où il sera plus de trouver l’assistance nécessaire. Enfin, si vous souhaitez obtenir davantage d’informations, n’hésitez pas à consulter le site https://efacture.belgium.be/fr ou à nous contacter directement.
[1] Un réseau décentralisé désigne un système où le traitement et le contrôle des données, des applications et des opérations sont répartis entre plusieurs nœuds ou participants, plutôt que gérés par une entité centrale unique. Cette structure permet un réseau plus démocratique et résilient, ainsi qu’un niveau de sécurité accru.
